Verplichte registratie van werknemers waarvoor geen thuiswerk mogelijk is

De RSZ werkte een registratietool uit die verplicht dient gebruikt te worden door werkgevers, met het oog op een versterkte controle op telewerk. De Corona Telewerkaangifte.

- De registratietool is beschikbaar op de website van de Sociale Zekerheid. Als werkgever kan je je aanmelden op de tool via de portaalsite van de RSZ, of met je ondernemingsnummer aangevuld met persoonlijke gegevens. 

- Je moet ten laatste op 6 april registreren voor de situatie vanaf 1 april.

- Alle werkgevers in de private en publieke sector zullen moeten registreren, ook in de essentiële sectoren. Alle werkgevers uit alle sectoren zijn verplicht de registratietool te gebruiken. Enkel ondernemingen die verplicht volledig gesloten zijn, hoeven de aangifte niet te doen.

- Er moeten twee cijfers geregistreerd worden:

1) Het totaal aantal personen werkzaam in je onderneming. 

• Het gaat om een foto van uw onderneming op de eerste werkdag van de maand (1 april, 3 mei en 1 juni). Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient het aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid ingevuld te worden.
• U vermeldt het totale aantal werknemers die de onderneming in dienst heeft (= gebonden door een arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst, statuut,...). Voor flexi-werknemers wordt gekeken naar de lopende raamovereenkomsten. Langdurig zieken en personen in tijdskrediet worden ook meegeteld, evenals medewerkers met een ambulante functie (vb koeriers, inspecteurs,...).
• Maakt uw onderneming op een structurele basis gebruik van uitzendkrachten of werkt er structureel personeel van een andere werkgever in uw vestigingseenheid (bijvoorbeeld onderaannemers, gedetacheerden, bewakingspersoneel,...), dan voegt u het aantal, dat op vermelde data bij u actief is, toe aan het totaal.
• Dit geldt ook indien er in uw onderneming personen op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn (consultants, vennoten, ...). Het gaat dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, schoonmaak, onderhoud,...
• Uitzendkantoren moeten enkel het eigen personeel aangeven, niet de uitzendkrachten die in principe elders werkzaam zijn. Zij worden geteld bij de gebruiker. Hetzelfde geldt voor ondernemingen die personeel ter beschikking stellen van of structureel laten presteren in een andere onderneming.

2) Het aantal personen dat een functie uitoefent die ‘niet-telewerkbaar’ is. Die notie moet je strikt interpreteren: enkel de medewerkers die in geen enkel geval hun taken of een deel ervan thuis kunnen uitvoeren, tel je dus. Ook hier vermeld je de uitzendkrachten, vrijwilligers en werknemers van onderaannemers.

• Het gaat om een foto van het aantal personen werkzaam inuw onderneming op de eerste werkdag van de maand. Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient het aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid ingevuld te worden. Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten uitprinten of een evaluatiegesprek moeten houden, kunnen dit verantwoorden en worden niet opgenomen worden in het aantal niet-telewerkbare functies. Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (bijvoorbeeld ploegbazen, teamchefs,...).
• Maakt uw onderneming op structurele basis gebruik van uitzendkrachten of werkt er structureel personeel van een andere werkgever in uw vestigingseenheid, dan voegt u het aantal personen zonder telewerkbare functie, dat op vermelde data bij u actief is, toe aan het totaal.
• Hetzelfde geldt voor de personen die op zelfstandige basis structureel aanwezig zijn.
• Zowel voor de vermelding van het totaal aantal werkzame personen als voor het aantal niet-telewerkbare functies, kan een wijziging / rechtzetting nog gebeuren door opnieuw een aangifte te doen met het totaal aantal werkzame personen in de onderneming / vestiging op de eerste werkdag van de maand en het aantal niet-telewerkbare functies. De laatst doorgestuurde aangifte vervangt de voorafgaande aangiftes.

De registratie beperkt zich tot deze twee cijfers. Er moeten dus geen nominatieve lijsten van werknemers geüpload worden en er zijn geen persoons- of functiegegevens vereist.

- Wat is een niet-telewerkbare functie?

Dat wordt door de werkgever bepaald in overleg met de preventiedienst of, bij gebrek daaraan, met de vakbondsafvaardiging of, bij gebrek daaraan, in overleg met de werknemers. Als werkgever moet je je werknemers dan een attest bezorgen dat hun aanwezigheid op de werkplaats bevestigt.

- Wie moet registreren als mijn kantoor meerdere vestigingen heeft?

Als je kantoor meerdere vestigingen heeft, kan je als werkgever per vestiging de twee cijfers registreren. Je zal ook meerdere gemachtigde personen toegang kunnen geven tot de tool om de aantallen per vestiging te registreren.

- Hoe vaak moet ik dit formulier invullen?

Je registratie is 1 maand geldig, en als er niets wijzigt, moet er de volgende maand niets gedaan worden en is een update van de gevraagde 2 cijfers niet nodig. De geldige registratie is de laatst ingediende. 

Er wordt momenteel nog onderzocht of werkgevers een maandelijkse registratieherinnering kunnen krijgen, bijvoorbeeld via de e-box.

Voor verdere vragen kan u steeds bij ons terecht bij uw gekend contactpersoon of op het algemeen nummer.